Foarte putine firme pornesc de la ideea ca vor un certificat. In marea majoritate a cazurilor, discutia incepe din exterior: un client mare cere ceva, apare o licitatie la care nu se poate participa fara sau un partener din alta tara intreaba intr-un mail ce standarde sunt implementate.
De acolo incepe de obicei cautarea. Primul lucru cautat este adesea legat de preturi ISO, pentru ca orice firma vrea sa stie intai in ce interval de pret se incadreaza, inainte sa afle ce presupune efectiv procesul si cat dureaza.
Abia dupa ce trece faza asta incepe discutia utila, cea despre ce se schimba in firma. Si acolo apar cele mai multe surprize, in ambele sensuri.
Cerintele care vin din piata
Cea mai frecventa situatie e un client care cere. O firma mare adauga in caietul de sarcini o conditie, iar furnizorii se trezesc ca trebuie sa rezolve ceva in cateva luni, altfel pierd o colaborare care merge de ani buni.
A doua situatie tine de domeniu. In constructii si in zonele unde se lucreaza cu utilaje, intrebarea despre ISO 45001 apare des in discutiile cu beneficiarii, pentru ca partea de siguranta la locul de munca e verificata atent pe santiere.
A treia situatie e exportul. Cand o firma incepe sa lucreze cu parteneri din afara, lista de intrebari primite inainte de prima comanda e de obicei mai lunga decat se asteapta cineva si contine adesea un capitol despre standarde.
Prima decizie din firma
Dupa ce motivul exista, urmeaza alegerea. Nu toate firmele au nevoie de acelasi lucru si nu toate incep de la acelasi punct, iar o firma certificare ISO 9001 e cautata de obicei prima, pentru ca partea de organizare generala e cea mai des ceruta in contracte.
Decizia se ia de obicei de patron sau de director, nu de un departament. E o cheltuiala si o schimbare de mod de lucru, iar cine nu e implicat de la inceput nu sustine procesul mai tarziu, cand apar partile mai putin placute.
Ce ajuta mult e claritatea motivului. O firma care stie exact de ce o face, pentru ce client sau pentru ce licitatie, trece mult mai usor prin proces decat una care a inceput pentru ca asa a auzit ca e bine.
Schimbarile din activitatea zilnica
Partea care surprinde cel mai des e cat de putin se schimba in activitatea de zi cu zi. Oamenii isi imagineaza o reorganizare completa si descopera ca, de fapt, se scrie si se ordoneaza ce se facea oricum, doar ca nu era nicaieri pus pe hartie.
Lucrurile care se misca intr-o firma obisnuita care trece prin asta pentru prima data sunt destul de previzibile si se repeta de la un caz la altul:
- se scrie cine raspunde de fiecare activitate
- se pun pe hartie pasii unui proces repetat des
- se stabileste unde se pastreaza documentele
- se introduce o verificare periodica interna
- se tine o evidenta a reclamatiilor si a solutiilor
Ultimul punct e cel care aduce cel mai mult folos real, independent de certificat. Multe firme nu stiu cate reclamatii au primit intr-un an si nici daca se repeta aceleasi lucruri, pentru ca nimeni nu le-a numarat vreodata.
Durata unui astfel de proces
Nu exista o durata standard si depinde foarte mult de cat de organizata e firma la inceput. O firma care are deja proceduri scrise si oameni cu roluri clare merge repede. Una care functioneaza din memorie si din obisnuinta are nevoie de mai mult.
Etapele prin care se trece sunt insa cam aceleasi peste tot, indiferent de marimea firmei, de domeniul in care lucreaza si de standardul ales:
- o discutie initiala si o evaluare a situatiei
- stabilirea a ce lipseste fata de cerinte
- scrierea documentelor si punerea lor in practica
- o verificare interna, inainte de cea oficiala
- auditul propriu-zis si rezolvarea observatiilor
Pasul patru e cel sarit de cei care se grabesc. O verificare interna facuta serios scoate la iveala exact lucrurile care ar fi aparut mai tarziu, cand costa mai mult sa fie rezolvate si cand presiunea e mai mare.
Implicarea oamenilor din firma
Un proces de genul asta nu se poate face de o singura persoana, oricat de bine ar lucra ea. Are nevoie de informatii de la fiecare zona a firmei, iar oamenii trebuie sa stie ce se intampla si de ce.
Cea mai frecventa cauza de intarziere nu e tehnica. Sunt oamenii care nu raspund la mailuri, care amana completarea unor formulare sau care considera ca e treaba altcuiva, pentru ca nu le-a explicat nimeni de la inceput ce rol au.
O sedinta scurta la inceput, in care se spune clar de ce se face si ce se cere de la fiecare, scurteaza tot procesul cu saptamani bune. Costa o ora si se recupereaza de zeci de ori.
Ce ramane dupa primul certificat
La final, firma are un document pe perete si, de obicei, cateva lucruri noi care chiar functioneaza. Evidentele tinute, responsabilitatile clarificate si procesele scrise raman acolo si dupa ce a trecut entuziasmul de la inceput.
Partea care se pierde cel mai usor e disciplina. Dupa cateva luni, daca nimeni nu mai cere evidentele si nimeni nu mai face verificarile interne, lucrurile revin treptat la cum erau inainte, fara ca cineva sa decida asta.
Firmele care obtin cel mai mult sunt cele care gasesc o utilitate interna pentru ce au construit. Daca evidenta reclamatiilor ajunge sa fie citita lunar de cineva, procesul s-a platit singur, indiferent de ce scrie pe certificat.
