O firma de constructii lucreaza adesea pe mai multe santiere in acelasi timp. Fiecare are echipa lui, furnizorii lui, termene proprii si un buget stabilit la semnarea contractului. Seful de santier tine legatura cu biroul prin telefon, mesaje si poze, iar informatiile ajung de multe ori cu intarziere sau incomplet.
Cand materialele, orele de lucru si facturile furnizorilor sunt tinute separat, costul real al unui proiect se afla abia la final. Platforme modulare de tipul Odoo ERP pot lega santierul de birou, astfel incat cheltuielile sa fie vazute pe masura ce apar, nu dupa predarea lucrarii catre beneficiar.
Pentru o firma de constructii, aceasta vizibilitate poate face diferenta dintre un proiect profitabil si unul care doar a acoperit costurile. Iar diferenta se vede abia cand nu se mai poate schimba nimic.
Un sistem comun pentru toate santierele
Multi antreprenori din constructii aud des termenul, dar nu au timp sa caute raspunsuri la intrebari de tipul sistem ERP ce inseamna. Pe scurt, este un program in care activitatile firmei, de la achizitii la facturare, sunt legate intre ele si folosesc aceleasi date, actualizate in acelasi timp pentru toti.
Pentru o firma cu mai multe lucrari deschise, asta inseamna ca fiecare santier poate fi tratat ca un proiect separat. Materialele cumparate, manopera si subcontractorii sunt alocati direct proiectului, iar biroul vede oricand cat s-a consumat din buget si cat a mai ramas pentru etapele urmatoare. Discutiile cu beneficiarul despre plati partiale pornesc astfel de la cifre clare.
Informatiile care ajung de obicei cel mai greu de pe santier la birou pot fi inregistrate direct in sistem, de pe telefon sau de pe tableta:
- materialele receptionate si cantitatile lor
- orele lucrate de fiecare echipa
- utilajele folosite si durata de folosire
- situatiile de lucrari partiale
- problemele aparute si fotografiile de pe teren
Bugetul fiecarei lucrari
In constructii, depasirile de buget apar rar dintr-o singura cauza. De obicei sunt mai multe abateri mici, care se aduna in timp. Un sistem de tip ERP constructii poate compara permanent cheltuielile reale cu devizul initial, pe fiecare capitol de lucrari, si poate semnala din timp diferentele.
Cand un capitol incepe sa depaseasca estimarea, seful de proiect poate afla motivul cat inca mai poate interveni. Poate fi un pret mai mare la un material, o cantitate gresit calculata sau o lucrare suplimentara ceruta de beneficiar si neinclusa in contract.
Lucrarile suplimentare merita o atentie speciala, pentru ca sunt cerute des verbal, direct pe santier. Daca sunt notate imediat, ele pot fi discutate si facturate corect, fara sa ramana o simpla pierdere descoperita la final.
Aprovizionarea cu materiale
Un santier oprit pentru ca nu a sosit betonul sau fierul inseamna oameni platiti fara sa lucreze. Pe de alta parte, materialele aduse prea devreme ocupa spatiu, se pot deteriora sau pot disparea din curtea santierului in timpul noptii.
Cand necesarul de materiale este legat de graficul lucrarilor, comenzile catre furnizori pot fi facute la momentul potrivit. Achizitiile pentru mai multe santiere pot fi grupate, iar preturile obtinute pot fi mai bune. Furnizorii apreciaza si ei comenzile planificate, care le permit sa livreze la timp.
O aprovizionare ordonata pentru fiecare etapa a lucrarii urmeaza, de regula, cativa pasi care se repeta pe toate santierele:
- calculul cantitatilor pornind de la proiect
- comanda legata de data inceperii lucrarii
- receptia verificata la livrarea pe santier
- consumul notat pe capitolul de lucrari
- returul sau mutarea materialelor ramase
Subcontractorii si situatiile de plata
Multe lucrari de specialitate sunt facute de subcontractori: instalatii, finisaje, tamplarie. Fiecare vine cu situatiile lui de lucrari, care trebuie verificate inainte de plata si comparate cu ce s-a executat efectiv.
Cand contractele cu subcontractorii si progresul lucrarilor sunt in acelasi sistem, verificarea devine mai simpla. Platile se fac pentru lucrari confirmate pe teren de seful de santier, iar retinerile de garantie sunt urmarite fara tabele separate.
Relatia cu subcontractorii devine astfel mai clara. Fiecare parte stie ce s-a acceptat si ce mai urmeaza sa fie platit, iar disputele de la finalul lucrarii devin mai rare.
Echipa de pe santier si biroul
Oamenii de pe santier nu au mult timp pentru completarea formularelor. Orice sistem care le cere introduceri lungi risca sa fie ignorat. De aceea, aplicatiile folosite pe teren trebuie sa fie simple: cateva campuri, o poza, o confirmare.
Biroul, la randul lui, castiga timp cand nu mai trebuie sa sune pe fiecare sef de santier pentru situatia zilnica sau sa adune bonuri si avize trimise prin poze in mai multe conversatii. Informatiile vin direct, iar intrebarile se pun doar acolo unde ceva nu se potriveste.
Colaborarea dintre cele doua parti se imbunatateste cand fiecare vede utilitatea datelor introduse. Un sef de santier care primeste rapid materialele cerute intelege repede rostul aplicatiei si incepe sa o foloseasca fara sa i se mai aminteasca.
De ce conteaza istoricul costurilor in constructii
Fiecare lucrare finalizata lasa in urma un istoric de costuri, durate si consumuri. Pentru ofertele viitoare, aceste date sunt mult mai valoroase decat estimarile facute din memorie sau dupa preturile de catalog.
O firma care stie cat a costat de fapt un metru patrat de finisaj sau o etapa de structura poate oferta mai precis. Poate evita contractele cu marje prea mici si poate negocia mai sigur cu beneficiarii, pentru ca argumentele vin din lucrari deja facute.
Pe termen lung, ordinea in date ajuta firma sa creasca fara sa piarda controlul. Mai multe santiere deschise nu mai inseamna automat mai multe surprize la sfarsitul fiecarui proiect.
