In noiembrie si decembrie, in multe firme se aseaza bugetul pentru anul urmator. Se discuta despre utilaje, despre softuri, despre angajari si, undeva la final, despre pregatirea oamenilor. De cele mai multe ori partea asta primeste o suma rotunda si nicio explicatie, iar in martie nimeni nu mai stie pentru ce fusese pusa.
Firmele care obtin ceva din banii aceia fac invers. Pornesc de la ce nu a mers in anul care se incheie si abia apoi aleg forma de pregatire. Diferenta nu se vede in buget, se vede in luna mai, cand se poate spune daca s-a schimbat ceva sau nu.
De la problema la forma de pregatire
O echipa care pierde oferte in faza de discutie are nevoie de altceva decat una in care doua departamente se evita. Prima are nevoie de exercitiu pe conversatii reale, a doua de o discutie despre felul in care circula munca. Daca se cumpara acelasi program pentru amandoua, una dintre ele pierde timpul. Un curs de vanzari are sens acolo unde cifrele stau pe loc desi produsul si pretul nu s-au schimbat.
De aceea, inainte de alegerea unui program de dezvoltare, este important sa fie identificate situatiile concrete care afecteaza activitatea echipei. Astfel, timpul investit poate fi directionat catre problemele care au nevoie de atentie, fara activitati care nu raspund nevoilor reale.
Partea care tine de cel care conduce se lucreaza separat. Prin coaching se discuta lucruri care nu se spun in firma: ca omul a obosit, ca amana discutiile grele sau ca nu stie cum sa ceara ce a stabilit cu echipa in ianuarie.
Ce se noteaza din anul care se incheie
Decembrie are un avantaj pe care nu il mai are nicio luna. Toata lumea isi aminteste inca ce a mers prost, cu detalii. In februarie amintirile se netezesc si ramane doar impresia generala, care nu ajuta la nimic.
Lucrurile care merita notate acum, cat sunt proaspete, sunt de obicei aceleasi in firmele mici si mijlocii:
- ofertele mari pierdute si motivul spus de client
- comenzile intarziate si unde s-a blocat lucrarea
- discutiile care au ajuns la sef si nu trebuiau
- oamenii care au plecat si ce au spus la final
- perioadele in care s-a lucrat peste program
Lista decide mai bine decat orice brosura de curs. Daca trei dintre cele cinci randuri arata spre acelasi loc, acolo se pun banii, iar restul se amana fara regrete pentru anul urmator.
Problemele de colaborare merita si ele analizate. O organizare team building are sens acolo unde oamenii nu se cunosc intre ei suficient cat sa isi ceara ajutor direct, iar orice neintelegere ajunge la sef.
Ordinea in care se construieste planul
Planurile care rezista se fac in pasi, nu intr-o sedinta de doua ore in care se aproba o suma. Ordinea care functioneaza, intinsa pe cateva saptamani de decembrie si ianuarie, arata cam asa:
- se strange lista cu ce nu a mers in anul incheiat
- se aleg doua lucruri de schimbat, nu zece
- se decide ce forma de pregatire se potriveste fiecaruia
- se stabilesc datele, inainte sa se umple calendarul
- se fixeaza cand se face evaluarea, cu cifre
Pasul patru pare administrativ si e cel care cade primul. Un program care nu are data in calendar pana la finalul lui ianuarie se amana de obicei pana in toamna, pentru ca anul se umple de la sine cu lucruri urgente.
O abordare comuna pentru intreaga echipa
Un program urmat doar de oamenii noi creeaza doua limbaje in aceeasi firma. Cei cu experienta continua cum stiau, iar ce s-a invatat se pierde in cateva luni, pentru ca nimeni cu autoritate nu mai cere lucrurile acelea.
Cand participa si seful direct, situatia se schimba. El poate cere dupa aceea ce s-a stabilit, pentru ca a fost in sala si stie despre ce vorbeste. In firmele mici, unde vanzarea o face chiar patronul, asta nu e o chestiune de principiu, ci singura varianta care are sens.
Indicatorii care arata daca pregatirea da rezultate
Rezultatul nu se vede imediat in incasari. Se vede intai in lucruri mici: cate discutii cu clienti se poarta intr-o saptamana, cate ajung la o a doua intalnire, cat timp trece pana la o decizie. Astea se noteaza intr-un tabel simplu, fara programe speciale.
Comparatia se face cu luna dinainte, nu cu o tinta pusa pe hartie in ianuarie. Daca numarul de a doua intalniri creste, pregatirea a avut efect. Daca nu se misca nimic in doua, trei luni, problema e in alta parte si merita cautata acolo, nu repetat acelasi program.
Pentru asta e nevoie de cifrele de acum, culese inainte sa inceapa orice. Firmele care sar peste pasul asta nu pot spune la final daca au investit bine, iar decizia pentru anul urmator se ia tot pe impresii.
