Profitul arată dacă veniturile unei perioade depășesc cheltuielile aceleiași perioade, în timp ce fluxul de numerar (cash flow) arată câți bani au intrat și au ieșit efectiv din conturi. O firmă poate avea profit pe hârtie și, în același timp, să nu aibă cu ce plăti salariile din luna următoare.
Diferența pare tehnică, dar apare în viața de zi cu zi a oricărei afaceri mici. Dacă ai înțeles-o, poți lua decizii mai calme despre achiziții, stocuri și termene de plată. Dacă nu, riști să te bazezi pe un rezultat contabil frumos care nu poate fi folosit pentru nimic concret.
De ce profitul nu este același lucru cu banii disponibili?
Contabilitatea înregistrează o vânzare în momentul în care o faci, nu în momentul în care clientul plătește. Dacă ai emis azi o factură de zece mii de lei cu termen de plată la șaizeci de zile, rezultatul lunii crește imediat, dar contul rămâne neschimbat până vine încasarea.
La fel se întâmplă cu cheltuielile. Un utilaj cumpărat pentru patruzeci de mii de lei nu apare integral ca o cheltuială a lunii respective, fiindcă valoarea lui se distribuie în timp prin amortizare. Banii, însă, au plecat din cont într-o singură zi.
Există și situația inversă: poți avea bani în cont fără să ai profit. Un avans primit de la un client sau un credit tras de la bancă mărește disponibilul, dar nu este venit câștigat și nici nu îți aparține pe deplin.
Unde se blochează banii într-o firmă care merge bine
În practică, diferența dintre profit și numerar se explică prin câteva locuri previzibile:
- creanțele: facturile emise și încă neîncasate;
- stocurile: marfa cumpărată și nevândută, care ține bani imobilizați pe raft;
- investițiile: echipamente, amenajări sau software plătite o dată, dar recunoscute în rezultat treptat;
- ratele la credite: partea de capital rambursat nu apare ca o cheltuială, deși ieșirea de bani este reală;
- taxele și impozitele: se plătesc la scadențe, adesea la distanță de lunile în care au fost generate.
Cea mai frecventă capcană este creșterea rapidă. Firma vinde tot mai mult, dar plătește furnizorii în douăzeci de zile și încasează de la clienți în șaizeci. Cu cât vinde mai mult, cu atât golul dintre ieșiri și intrări se mărește. Aceasta este, de fapt, o formă de lipsă de lichidități cauzată chiar de succes.
Cum urmărești fluxul de numerar în practică?
Cel mai simplu instrument este un tabel pe săptămâni, cu trei rânduri principale: sold la început, încasări așteptate, plăți programate. Din ele rezultă soldul de la sfârșitul săptămânii, care devine soldul de început al următoarei. Nu ai nevoie de un program special; un fișier de calcul tabelar este suficient dacă îl completezi regulat.
Completează încasările cu realism. Nu pune în tabel data de scadență a facturii, ci data la care clientul respectiv plătește de obicei. Dacă un client își achită facturile mereu cu zece zile întârziere, folosește data reală, nu cea din contract.
Împarte plățile în două categorii: cele pe care le poți amâna fără consecințe (de exemplu o comandă de marfă care poate fi mutată) și cele care nu pot aștepta (salarii, taxe, rate). Când apare un gol, știi astfel de unde ai marjă de manevră.
| Indicator | Ce măsoară | Când îl privești |
|---|---|---|
| Profit | Diferența dintre venituri și cheltuieli într-o perioadă | Lunar sau trimestrial, pentru a evalua rezultatul activității |
| Cash flow | Intrările și ieșirile reale de bani | Săptămânal, pentru a anticipa plățile |
| Sold bancar | Banii disponibili în acest moment | Zilnic, pentru decizii imediate |
Un exemplu ajută. O firmă de servicii facturează în martie lucrări de 50.000 de lei, cu scadență la 60 de zile, și plătește în aceeași lună salarii și furnizori în valoare de 35.000 de lei. Pe hârtie, luna se încheie cu un profit de 15.000 de lei. În cont, însă, a ieșit sumă fără să intre nimic, iar până la încasare firma trebuie să finanțeze singură golul. Dacă în aprilie apare o altă plată mare, situația devine tensionată fără ca firma să fi greșit ceva la nivel de rezultat.
De aceea, la fiecare decizie importantă, cum ar fi o angajare sau o achiziție, întreabă-te nu doar dacă afacerea își permite costul din punct de vedere al profitului, ci și când pleacă banii și când se întorc.
Ce poți face pentru a încasa mai repede și a plăti mai sigur
Primul pas este să scurtezi termenele de încasare acolo unde ai influență: cere avans la comenzile mari, emite factura în ziua livrării și trimite o notificare politicoasă înainte de scadență. Al doilea este să negociezi termene mai lungi cu furnizorii, fără a le strica relația; ideile din articolul despre negocierea cu un furnizor se aplică direct acestei discuții.
Merită și să înveți să citești documentele contabile pe care le primești de la contabil. Bilanțul și contul de profit și pierdere spun lucruri diferite despre aceeași firmă, iar explicațiile din materialul despre citirea corectă a unui bilanț contabil te ajută să le corelezi cu situația din cont.
Dacă te interesează tipul de erori pe care managerii le fac des în acest domeniu, lista din greșelile frecvente legate de contabilitatea pentru manageri completează bine imaginea. Una dintre ele este exact confuzia dintre rezultat și numerar.
Păstrează, în sfârșit, o rezervă. Mulți antreprenori consideră utilă o sumă care acoperă cheltuielile fixe ale unei perioade de câteva săptămâni, iar mărimea ei depinde de domeniu și de cât de sezonieră este activitatea. Scopul ei este să te scutească de decizii luate în grabă.
