O locatie poate arata foarte bine in fotografii si poate avea toate facilitatile necesare pentru un eveniment corporate. Totusi, experienta invitatilor incepe inainte ca acestia sa ajunga in sala. Distanta pana la locatie, posibilitatile de parcare si usurinta cu care poate fi gasita intrarea sunt detalii care merita luate in considerare.
Pentru angajatii care vin direct de la birou, timpul petrecut pe drum poate conta, mai ales daca evenimentul are loc la o ora aglomerata. In cazul celor care vin din alte zone ale orasului sau chiar din alte localitati, accesul poate fi si mai important. O adresa usor de identificat si informatiile clare despre parcare sau transportul public le pot face deplasarea mai simpla.
Atunci cand sunt comparate locatii evenimente corporate, atentia se indreapta adesea catre capacitatea salii, meniul disponibil si atmosfera spatiului. Pe langa acestea, merita analizate si posibilitatile de acces, deoarece o locatie potrivita nu inseamna doar un spatiu placut pentru petrecere, ci si unul la care invitatii pot ajunge fara dificultati inutile.
Drumul pana la sala
Distanta in kilometri spune destul de putin despre cat se face efectiv. O locatie aflata la cinci kilometri de birou poate fi la douazeci de minute sau la o ora, in functie de ora la care incepe evenimentul si de sensul in care circula traficul atunci.
De aceea ora de start se poate stabili odata cu restul pregatirilor, nu separat de ele. Merita discutata si ora la care ajunge firma de catering Sector 1 Bucuresti sau dintr-un alt oras, astfel incat aranjarea bufetului sa nu se suprapuna cu primirea primilor invitati.
Cateva lucruri se verifica usor inainte de rezervare:
- cat se face de la birourile firmei pana la locatie, la ora evenimentului
- daca strada permite oprirea pentru cei adusi cu masina
- daca exista o intrare separata pentru furnizori
- cum arata ultimii o suta de metri pe intuneric
Parcarea si numarul de locuri
Numarul locurilor de parcare se compara cu numarul invitatilor care vin cu masina, nu cu numarul total al participantilor. La o petrecere de seara, multi aleg sa lase masina acasa. La o intalnire de dimineata, proportia se poate schimba, iar o parcare suficient de mare devine necesara. Firmele care gazduiesc evenimente corporate pot include informatia despre parcare in invitatie, alaturi de adresa.
Un rand in plus in invitatie, cu numele parcarii si cu intervalul in care este disponibila, scuteste zeci de mesaje in ziua evenimentului. Daca parcarea e cu plata, si tariful merita spus acolo.
Daca locurile sunt putine, exista variante intermediare. O parcare publica la doua strazi, anuntata din timp si cu tariful spus pe loc, functioneaza mai bine decat promisiunea vaga ca se gaseste ceva pe strada. Pentru evenimentele la care participa si parteneri sau invitati din afara firmei, cateva locuri rezervate la intrare sunt un gest care se observa.
Invitatii veniti cu transportul public
Nu toata lumea vine cu masina si nu toata lumea cunoaste zona. Pentru cei care folosesc transportul public conteaza ce statii sunt aproape si cat se merge pe jos de la ele, mai ales in lunile reci sau pe ploaie. Cinci minute pe hartie pot fi zece minute in realitate, daca intre statie si intrare exista o trecere aglomerata.
Ora de incheiere are legatura directa cu subiectul asta. Daca evenimentul se termina dupa ora la care mai circula ultimele mijloace de transport, o parte din invitati pleaca mai devreme sau isi fac planuri separate de la inceput.
Informatiile care merita trecute in invitatie, in ordinea in care sunt cautate:
- adresa completa si punctul exact de intrare
- statiile apropiate si distanta pe jos
- parcarea disponibila si intervalul orar
- ora estimata de incheiere
Orientarea in interiorul cladirii
Intr-o cladire de birouri sau intr-un spatiu cu mai multe sali, drumul de la intrare pana la eveniment poate fi mai complicat decat drumul pana la cladire. Lifturi, etaje, holuri care seamana intre ele si nicio indicatie pe perete.
O persoana la intrare rezolva aproape tot. Daca nu exista cineva disponibil, cateva indicatoare simple, puse exact in punctele unde oamenii ezita, fac aceeasi treaba fara costuri. Punctele acelea se vad dintr-o singura vizita in locatie, cu o zi sau doua inainte.
Garderoba intra in aceeasi discutie. Daca se afla la alt etaj decat sala, invitatii ajung cu paltoanele pe brate la masa, iar spatiul de langa scaune se transforma in depozit pentru restul serii.
Plecarea de la finalul serii
Momentul plecarii se aglomereaza mai mult decat sosirea, pentru ca invitatii pleaca aproape in acelasi timp. Garderoba, liftul si iesirea din parcare se incarca in acelasi sfert de ora, iar oamenii stau in picioare cu haina in mana.
Cateva lucruri simple reduc aglomeratia. O a doua persoana la garderoba in ultima jumatate de ora si o zona in care se poate aseza cineva care asteapta o masina schimba destul de mult felul in care se incheie seara.
Pentru invitatii care au consumat alcool conteaza sa existe o alternativa clara de transport. O lista cu numere de taxi, afisata la iesire sau trimisa pe grupul firmei, e mai utila decat o recomandare generala facuta la inceputul serii.
Detaliile care fac deplasarea mai usoara
Accesul la locatie poate influenta experienta invitatilor inca dinainte de inceperea evenimentului. Un drum usor de parcurs, posibilitatea de a gasi un loc de parcare si o intrare bine semnalizata sunt aspecte practice care merita luate in considerare, alaturi de facilitatile oferite de locatie.
Informatiile despre adresa, parcare si mijloacele de transport din apropiere pot fi transmise participantilor odata cu invitatia. Pentru cei care nu cunosc zona, pot fi utile si cateva indicatii despre intrarea in cladire sau accesul catre sala in care are loc evenimentul.
O locatie potrivita nu este doar cea care ofera un spatiu placut pentru intalnirea colegilor, ci si cea la care acestia pot ajunge si de la care pot pleca fara dificultati inutile. Atentia acordata acestor detalii poate contribui la o experienta mai placuta, de la sosire pana la incheierea serii.
