Regula 3-2-1 înseamnă că ai trei exemplare ale datelor tale, păstrate pe două tipuri diferite de suport, dintre care unul se află în afara locului unde lucrezi. Este cea mai simplă metodă de a face o copie de siguranță care rezistă la un hard disk defect, la un virus care criptează fișierele și la un incendiu sau o inundație în birou.
Un exemplu concret: documentele firmei stau pe calculatorul contabilei (exemplarul 1), se copiază automat pe un disc extern (exemplarul 2, alt suport) și se trimit criptat într-un spațiu online sau într-un alt sediu (exemplarul 3, în afara biroului). Dacă oricare dintre cele trei dispare, ai celelalte două.
De ce nu ajunge o singură copie?
Un disc extern conectat permanent la calculator nu este o protecție reală. Dacă un program malițios criptează fișierele, ajunge și la discul conectat. Dacă cineva fură laptopul și geanta cu discul, pierzi ambele. Dacă ștergi din greșeală un folder și sincronizarea îl șterge și din copie, nu mai ai nimic.
Aici apare diferența dintre sincronizare și copie de siguranță. Sincronizarea oglindește ce faci acum, inclusiv greșelile. Copia de siguranță păstrează versiuni din trecut, la care te poți întoarce. Pentru o firmă, ai nevoie de a doua.
Ce date merită copiate prima dată?
Nu trebuie să salvezi tot în aceeași măsură. Alege după cât te costă pierderea. De obicei, ordinea arată așa:
- documentele contabile, contractele și facturile emise;
- baza de clienți și istoricul comenzilor;
- fișierele de proiect la care se lucrează activ;
- baza de date și fișierele site-ului sau ale magazinului online;
- e-mailurile importante, dacă nu stau doar pe serverul furnizorului;
- setările programelor speciale, de exemplu pentru contabilitate sau gestiune.
Fotografiile de la evenimentele din urmă cu opt ani pot aștepta, dar contractele semnate, nu. Când clasifici datele așa, afli și cât spațiu îți trebuie, iar costul scade față de varianta „copiem tot”.
Cum alegi suportul și locul pentru fiecare exemplar?
Pentru exemplarul local merge un disc extern sau un dispozitiv NAS, adică un mic server de fișiere din rețeaua biroului. Pentru exemplarul din afara biroului ai două direcții: un serviciu online de stocare, cu criptare înainte de încărcare, sau un al doilea disc păstrat acasă la administrator ori la un partener de încredere, schimbat o dată pe săptămână.
Spațiul online este mai comod, fiindcă funcționează automat. Discul mutat fizic nu depinde de internet, dar depinde de disciplina omului care îl schimbă. Alege varianta pe care o vei respecta și peste șase luni. Când compari costurile, folosește aceeași logică prin care calculezi orice investiție recurentă, ca în calculul costului real al unui utilaj: nu prețul de pe raft, ci totalul pe câțiva ani.
Cât de des faci copia și cât păstrezi?
Frecvența se stabilește după întrebarea: câte ore de muncă pot pierde fără să mă dărâme? Dacă răspunsul este o zi, copia zilnică ajunge. Dacă firma emite zeci de facturi pe zi, ai nevoie de copii la câteva ore pentru baza de date. Majoritatea programelor de backup permit programare automată, deci elimini factorul uitării.
Păstrează mai multe versiuni: zilnice pentru ultima lună, săptămânale pentru ultimele trei luni, lunare pentru un an. Un virus care stă ascuns două săptămâni va fi copiat în toate copiile recente, iar o versiune mai veche rămâne curată.
Cum verifici că ai ce să restaurezi?
Aceasta este etapa pe care o sar aproape toți. O copie neîncercată este o speranță, nu o protecție. O dată pe trimestru, alege un fișier și un folder la întâmplare și restaurează-le pe un alt calculator. Notează cât a durat și dacă fișierele se deschid. Dacă ai o bază de date, restaureaz-o într-un mediu de test.
Documentează procedura pe o singură pagină: unde sunt copiile, cum se accesează, cine are parola de criptare și ce se restaurează primul. Pagina aceasta face parte din planul de rezervă pentru situații neprevăzute al oricărei firme și trebuie să existe și pe hârtie, nu doar pe calculatorul care poate fi cel stricat.
Ce greșeli întâlnim cel mai des?
Parola de criptare pierdută face copia inutilă; păstreaz-o separat, într-un seif de parole și pe hârtie. Copia făcută doar pe discul din același birou nu se numără ca exemplar în afara sediului. Lipsa alertelor este și ea o problemă: dacă backupul eșuează în tăcere trei săptămâni, afli abia când ai nevoie de el. Configurează un e-mail de notificare la fiecare rulare sau măcar la fiecare eșec.
Întrebări frecvente
Ajunge un spațiu online precum cele pentru fotografii?
Ca exemplar suplimentar, da, dar ele sincronizează, nu arhivează versiuni. Verifică dacă oferă istoric al fișierelor și restaurare după ștergere.
Cât costă o soluție pentru o firmă mică?
Depinde de volumul de date și de numărul de calculatoare. Un disc extern și un abonament online pentru câteva sute de gigaocteți se încadrează, de obicei, într-un cost lunar mic.
Trebuie criptată copia?
Da, mai ales pentru exemplarul din afara biroului. Criptarea se face înainte de trimitere, cu o cheie pe care o deții doar tu.
